Leveranciersselectie in tijden van corona

Een leveranciersselectie in tijden van corona. Een uitdaging waar wij afgelopen jaar voor kwamen te staan met één van onze klanten. De zorgtechnologie op een locatie was hard aan vernieuwing toe. Alle stukken, plannen en voorbereidingen stonden klaar. En toen kwam corona.

Dilemma

In dergelijke uitvraagtrajecten vinden wij het erg belangrijk om een goede relatie op te bouwen met de mogelijke leveranciers. Dit doen we dan normaliter ook graag door middel van diverse presentatiemomenten op locatie van onze klant. Toen de anderhalvemetersamenleving net om de hoek kwam kijken, stonden wij dus voor het dilemma hoe we dit vorm moesten gaan geven. Enerzijds wil je een goede band opbouwen tussen de leveranciers en de klanten, anderzijds wil je de coronamaatregelen in acht nemen en hiermee de cliënten en medewerkers bescherming bieden. 

Uitstellen was bij deze klant geen mogelijkheid meer. Renovatieplannen en verouderde, onbetrouwbare technologie zorgden ervoor dat deze uitvraag echt gedaan moest worden. Het besluit werd dan ook genomen de uitvraag doorgang te laten vinden, waarbij een beroep zou worden gedaan op de digitale skills van de leveranciers. 

Digitaal uitvraagtraject

Idealiter laten wij de genodigde leveranciers bij de klant op bezoek komen om een presentatie te geven van hun diensten en bedrijf. Aangezien dit niet mogelijk was, hebben we de leveranciers de mogelijkheid geboden om via een door hen gewenst kanaal (bijvoorbeeld een filmpje) de gevraagde informatie aan te leveren, zodat onze klant een goed beeld van de oplossing en het bedrijf zou krijgen. Helaas viel de opbrengst hiervan ons erg tegen, al verwachten we dat in het afgelopen anderhalf jaar er veel verbeterd is op dit vlak. Desondanks hebben we een selectie kunnen maken van leveranciers die uitgenodigd werden de dialoog te voeren. 

Ook dit werd digitaal uitgevoerd. De projectgroep is samengekomen in een grote ruimte, waar men voldoende afstand kon houden. In deze ruimte was de beschikking over een groot beeldscherm en geschikte conference technieken (Poly studio X50, MS Teams). Hierdoor was het toch mogelijk om een interactieve dialoog te voeren tussen de projectgroep en de leveranciers. 

De gekozen opstelling voor deze dialoog werd door zowel de projectgroep als de aanbieders als zeer positief ervaren. 

En nu? 
 

Inmiddels zijn we allemaal gewend geraakt aan de beperkingen en mogelijkheden die de corona situatie ons heeft gebracht. We doorlopen een soortgelijk traject bij een andere klant en zien hierbij dat veel mogelijk is via de digitale weg, en dat men (zowel leverancier als klant) hier ook voor open staat en de mogelijkheden voor heeft. Toch is niet alles mogelijk via een Zoom-, Teams- of Meetvergadering.

Een vraag- en antwoorduurtje kan prima via een videoconference, maar het demonstreren van de werking van zorgtechnologie ervaren we toch echt het beste live, op locatie van de klant.